5 Abläufe, mit denen Hausärzte eine Stunde am Tag sparen

Drei Stunden Doku am Tag — diese Zahl nennen Hausärzte regelmäßig in Foren und auf Kongressen. Wer 30 Patienten am Tag sieht und für jeden sechs Minuten dokumentiert, ist drei Stunden mit Schreiben beschäftigt. Eine Stunde davon lässt sich realistisch zurückgewinnen, ohne dass die Qualität sinkt. Voraussetzung: Sie greifen an den richtigen Stellen ein.

Wo die Zeit tatsächlich verloren geht

Die meisten Hausärzte unterschätzen, wie viel Zeit nicht in die Patientenversorgung fließt, sondern in das Drumherum. Eine interne Erhebung aus einer Berliner Hausarztpraxis (vier Ärzte, 2025) ergab folgende Verteilung an einem typischen Praxistag:

Patientengespräch und Untersuchung: 4 h 20 min
Karteikarten-Eintrag und Tagespost: 1 h 50 min
Briefe und Befundauswertung: 1 h 10 min
GOÄ und ICD: 35 min
Telefonate und Rückrufe: 50 min

Die Doku-Zeit lag also bei rund 3 h 35 min — passend zur Forenklage „drei Stunden Doku am Tag”. Genau dort setzen die fünf Abläufe an.

Ablauf 1: Karteikarte direkt aus dem Sprechstundengespräch

Statt nach der Sprechstunde aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, wird die Karteikarte während des Gesprächs angelegt. Eine lokale Sprach-zu-Text-Lösung (KI in der otium.arx) wandelt das Gespräch in einen strukturierten Eintrag um: Anamnese, Befund, Beurteilung, Procedere. Der Arzt prüft, korrigiert kurz, gibt frei.

Realistische Zeitersparnis pro Patient: 90 bis 120 Sekunden. Bei 30 Patienten sind das 45 bis 60 Minuten am Tag.

„Ich diktiere seit 20 Jahren. Die Diktiergeräte werden besser, aber das Korrigieren bleibt. Der Unterschied jetzt: Die KI strukturiert, statt nur zu transkribieren.” — Hausärztin aus Schleswig-Holstein

Ablauf 2: Arztbrief aus der Karteikarte erzeugen

Wenn die Karteikarte sauber strukturiert ist, lässt sich daraus auf Knopfdruck ein Arztbrief erzeugen — Anrede, Anamnese, Befund, Diagnose, Therapie, Empfehlung. Der Arzt prüft auf medizinische Korrektheit, passt den Ton an den Empfänger an, unterschreibt.

Pro Brief sparen Sie zwischen drei und sieben Minuten gegenüber dem freien Diktat. Bei vier bis sechs Briefen am Tag ergibt das 15 bis 30 Minuten.

Ablauf 3: Befundzusammenfassung bei Mehrfachbefunden

Patienten mit chronischen Erkrankungen bringen oft drei bis fünf externe Befunde gleichzeitig mit. Statt jeden einzeln zu lesen, lassen Sie sich eine strukturierte Zusammenfassung erstellen: Was ist neu, was hat sich verändert, wo besteht Handlungsbedarf.

Wichtig: Die Zusammenfassung ersetzt nicht das Lesen. Sie ist eine Vorprüfung. Der Arzt entscheidet, welche Befunde er im Original lesen muss — meist sind es ein oder zwei statt fünf. Zeitersparnis: 10 bis 15 Minuten pro Patient mit Befundstapel.

Ablauf 4: ICD-10-Vorschläge aus dem Eintrag

Die ICD-Kodierung ist ein klassischer Tagesendzeitfresser. Aus dem freien Karteikartentext schlägt eine Praxis-KI passende ICD-10-Codes vor, inklusive Plausi-Prüfung gegen die dokumentierten Symptome. Der Arzt prüft, korrigiert, übernimmt.

Faustregel aus der Praxis: Wer am Tagesende 30 Minuten ICD nachträgt, kommt mit Vorschlägen auf zehn bis zwölf Minuten. Plus: weniger Rückforderungen durch die KV, weil die Kodierung zu der dokumentierten Leistung passt.

Ablauf 5: GOÄ-Begründung beim Privatpatienten

Bei jedem Privatpatienten mit Steigerungssatz fällt eine schriftliche Begründung an. Wer sie aus dem Karteikarteneintrag automatisch ableitet (Dauer, Anlass, Diagnose), spart pro Privatpatient etwa zwei Minuten. Bei drei bis fünf Privatpatienten am Tag sind das sechs bis zehn Minuten.

Ergänzung: Die Begründungen werden konsistenter und damit weniger anfällig für PKV-Rückfragen.

Was diese Stunde realistisch wert ist

Bei einer Stunde tägliche Ersparnis und 220 Praxistagen pro Jahr ergibt sich ein Gegenwert von 220 Stunden — fünfeinhalb Wochen Arbeitszeit. Diese Zeit lässt sich auf drei Wegen einsetzen:

Drei bis fünf zusätzliche Patienten pro Tag (mehr Honorar, längere Wartezeiten weniger).
Frühere Praxisschließung (weniger Belastung, gleicher Umsatz).
Mehr Zeit pro Patient (höhere Versorgungsqualität, bessere Bewertungen).

Welcher Weg richtig ist, hängt von Ihrer Praxisstruktur ab.

Praktischer Hinweis

Voraussetzung für diese Abläufe ist eine KI, die direkt in der Praxis arbeitet — keine Cloud-Verbindung, kein Datentransfer in die USA, keine Wartezeiten durch externe Server. Otium ist genau dafür gebaut: Hardware vor Ort, eigene Praxis-KI, keine Patientendaten verlassen die Praxis.