DMP-Folgequartal in 4 Minuten statt 40 — der konkrete Ablauf

DMP-Folgedokumentationen sind formal überschaubar, in der Praxis aber zeitintensiv: Werte raussuchen, Plausi-Regeln im Kopf, korrekte Schulungsempfehlung, passende Medikation, Unterschrift. Wer das pro Patient in 40 Minuten schafft, ist schnell. Mit dem richtigen Ablauf reduziert sich der Aufwand auf vier bis sechs Minuten.

Warum DMP so viel Zeit kostet

Eine DMP-Folgedoku besteht aus etwa 25 bis 40 Pflichtfeldern. Die meisten lassen sich aus der Karteikarte ableiten — wenn die Karteikarte sauber geführt ist. In der Praxis ist sie es oft nicht. Werte stehen verstreut, frühere Quartale sind nicht direkt verlinkt, Schulungsempfehlungen fehlen.

Ergebnis: Der Arzt sucht. Pro Quartal und Patient gehen 20 bis 30 Minuten allein für die Suche und Übertragung verloren. Bei 80 DMP-Patienten und vier Quartalen pro Jahr sind das 100 bis 160 Stunden.

Der Vier-Minuten-Ablauf am Beispiel Diabetes Typ 2

Der Ablauf besteht aus fünf Schritten. Zwei davon laufen vor der Konsultation, zwei während, einer danach.

• Vor dem Termin (60 Sekunden): Eine Praxis-KI bereitet eine Vorlage vor — letzter HbA1c, Blutdruck, Gewicht, Medikation, letzte Schulung, letzte Augenuntersuchung, letzte Fußuntersuchung. Auffällige Veränderungen sind markiert.
• Während der Konsultation (3 Minuten): Der Arzt prüft die Werte, fragt gezielt nach, untersucht. Das Gespräch wird lokal in Text gewandelt und direkt in die DMP-Felder einsortiert.
• Nach der Konsultation (60 Sekunden): Der Arzt prüft die ausgefüllte Doku, korrigiert wenn nötig, gibt frei.

Mit etwas Routine sind vier Minuten realistisch. Bei komplexen Fällen werden es sechs.

KHK, Asthma, COPD — die Unterschiede im Ablauf

Der Grundablauf ist gleich, die Pflichtfelder unterscheiden sich.

Die Plausi-Regeln ändern sich — eine gute Praxis-KI prüft sie automatisch und warnt vor der Freigabe.

„Die Plausi-Hinweise sind das eigentliche Geld. Eine fehlende Augenuntersuchung kostet uns früher zwei Tage Korrektur. Heute sehe ich sie vor der Freigabe.” — Diabetologe aus Bayern, Praxis-Erfahrungsbericht

Was sich nicht automatisieren lässt

Drei Dinge bleiben ärztliche Aufgabe und sollen es bleiben:

• Die medizinische Beurteilung der Werte. Ein HbA1c von 7,9 ist nicht in jedem Fall ein Therapieversagen — das hängt vom Patienten ab.
• Die Schulungsempfehlung. Ob ein Patient von einer erneuten Schulung profitiert, weiß die KI nicht.
• Die Therapieanpassung. Vorschläge sind erlaubt, die Entscheidung trifft der Arzt.

Wer diese drei Aufgaben nicht delegiert, hat sowohl die Qualität als auch die Haftung im Griff.

Plausi-Fehler vermeiden — die häufigsten Stolperstellen

Ein abgelehnter DMP-Bogen kostet zehn bis 15 Minuten Korrektur. Die häufigsten Ursachen sind nicht inhaltlicher, sondern formaler Art:

• Werte aus dem Vorquartal versehentlich übernommen.
• Pflichtfeld leer gelassen, weil der Wert nicht erhoben wurde.
• Datum der letzten Schulung außerhalb der DMP-Frist.
• Inkonsistente Angaben zwischen freiem Text und strukturierten Feldern.

Eine Praxis-KI mit Plausi-Prüfung fängt vier von fünf dieser Fehler vor der Übermittlung ab.

Der konkrete Zeitvergleich

Eine Hausarztpraxis mit 80 DMP-Patienten und vier Quartalen rechnet wie folgt:

• Manueller Ablauf: 80 × 4 × 35 min = 187 Stunden pro Jahr
• Strukturierter Ablauf mit KI-Vorbereitung: 80 × 4 × 5 min = 27 Stunden pro Jahr

Die Differenz von 160 Stunden pro Jahr entspricht vier kompletten Praxiswochen.

Praktischer Hinweis

Die Vorbereitung der DMP-Doku gehört zu den Aufgaben, die sich besonders gut lokal in der Praxis erledigen lassen — die Daten liegen ohnehin in der Praxissoftware, sie müssen nicht in eine Cloud. Otium bereitet DMP-Folgequartale auf der otium.arx vor und prüft die Plausi-Regeln, bevor die Doku in die KV-Schnittstelle geht.